Записи и календарь
Всё, что нужно знать о работе с записями клиентов: где их смотреть, что означают статусы, как подтверждать, отменять и переносить визиты, как включить автоподтверждение и подписаться на календарь на телефоне или компьютере.
Где смотреть записи
Записи собраны в двух местах, каждое удобно по-своему.
- Раздел «Записи» — список всех визитов таблицей: дата и время, услуга, мастер, клиент и статус. Сверху отдельной карточкой выделены записи, которые ждут вашего подтверждения.
- Раздел «График» → вкладка «Записи» — тот же список, но в виде календаря: помесячно, с раскраской по мастерам. Удобно окинуть взглядом загрузку дня и недели.
В веб-кабинете: оба раздела в меню слева — Записи и График.
В приложении Telegram: внизу экрана вкладка Записи — это календарь; записи, ждущие подтверждения, показаны на вкладке Сегодня.
Статусы записи
Каждая запись проходит путь от заявки до завершённого визита. Статус показан цветной меткой в списке и в календаре.
Подтверждение и отклонение заявок
Когда клиент записывается через бота, запись сначала попадает в статус «Ожидает подтверждения» и подсвечивается наверху раздела в карточке «Ожидают подтверждения». Так вы не пропустите новую заявку.
Откройте список ожидающих
В веб-кабинете: раздел «Записи» — карточка «Ожидают подтверждения» вверху страницы.
В приложении Telegram: вкладка «Сегодня» — блок с новыми заявками наверху.
Подтвердите или отклоните
Напротив каждой заявки две кнопки. Нажмите «Подтвердить» (в приложении — «Принять»), чтобы согласовать визит, или «Отклонить», чтобы отказать.
Клиент получит сообщение
Как только вы подтвердили или отклонили запись, клиенту автоматически уходит уведомление в Telegram — «Запись подтверждена» либо «Запись отменена». Вручную ничего писать не нужно.
Отмена записи
Отменить можно любую активную запись — и ожидающую, и уже подтверждённую.
В веб-кабинете: в строке записи нажмите кнопку «Отменить» (иконка крестика). Система переспросит подтверждение, после чего запись перейдёт в статус «Отменена», а клиент получит уведомление.
В приложении Telegram: подтверждение и отклонение доступны в блоке новых заявок кнопкой «Отклонить». Полное управление уже подтверждёнными записями (отмена, перенос, отметка «Не пришёл») удобнее делать в веб-кабинете.
Перенос записи
Если клиент просит другое время или другого мастера, не нужно отменять и создавать запись заново — воспользуйтесь переносом. Это доступно в веб-кабинете.
Нажмите «Перенести»
В разделе «Записи» (или в карточке визита в календаре) в строке нужной записи нажмите кнопку «Перенести».
Выберите дату и мастера
В открывшемся окне «Перенос записи» укажите новую дату и при необходимости смените мастера. Список подстроится под выбор.
Выберите свободное время
Ниже появятся свободные слоты выбранного мастера на этот день — занятые часы не показываются, наложить запись на другой визит нельзя. Выберите удобное время и нажмите «Перенести».
Автозавершение прошедших записей
Записи, у которых время визита уже прошло, а статус остался «Подтверждена», Posto автоматически переводит в «Завершена». Проверка идёт регулярно в фоне, поэтому выручка и история клиентов всегда остаются актуальными без ручной пометки каждого визита.
Если клиент на самом деле не пришёл, отметьте это до автозавершения: в строке записи нажмите «Не пришёл» — тогда визит не попадёт в выручку и будет виден как неявка в карточке клиента.
Автоподтверждение записей
Чтобы не подтверждать каждую заявку вручную, включите автоподтверждение — новые записи будут сразу становиться подтверждёнными, а вам придёт лишь уведомление «Новая запись — подтверждена автоматически».
Откройте настройки
В веб-кабинете: меню Настройки. В приложении Telegram: Ещё → Настройки.
Включите «Автоподтверждение записей»
Найдите переключатель «Автоподтверждение записей» («Записи клиентов подтверждаются сразу») и включите его.
При желании задайте порог «Кроме близких записей»
Ниже появится настройка «Кроме близких записей». Здесь можно указать, за сколько времени до визита автоподтверждение перестаёт действовать: если до визита осталось меньше указанного, такую запись придётся подтверждать вручную. Значение 0 — автоподтверждать всегда, без исключений.
Например, поставьте порог в 2 часа: записи на завтра подтвердятся сами, а заявка «через полчаса» дождётся вашего решения — чтобы точно не пропустить срочный визит. Не забудьте нажать «Сохранить».
Календарь: месяц и день по мастерам
Раздел «График» → вкладка «Записи» открывается месячным календарём. Стрелками вверху листайте месяцы; в каждой ячейке дня видны записи, раскрашенные цветом мастера.
Нажмите на любой день — откроется просмотр дня по мастерам: колонки со свободными окнами и занятыми слотами, чтобы сразу видеть, кто и когда занят. Кнопка «← Месяц» возвращает к общему виду.
В приложении Telegram вкладка «Записи» устроена так же: календарь с переключением дней и разбивкой по мастерам.
Экспорт и подписка на календарь
Записи можно показывать прямо в привычном календаре телефона или компьютера — в Apple Calendar или Google Calendar. Есть два способа.
- Скачать файл .ics — разовая выгрузка всех записей одним файлом. Подходит, если нужно просто перенести расписание.
- Подписка (ссылка webcal) — постоянная ссылка, по которой календарь сам подтягивает новые записи и обновляется. Настраивается один раз.
Откройте настройки календаря
В веб-кабинете зайдите в Настройки и найдите строку «Подписка на календарь» («Apple / Google Calendar с автообновлением»). Нажмите кнопку «Ссылка».
Скачайте файл или скопируйте ссылку
Появятся кнопки «Открыть в календаре» (моментальная подписка на устройстве) и «Скачать .ics» (разовая выгрузка), а также сама ссылка для подписки.
Добавьте в свой календарь
Apple Calendar: Файл → Новая подписка → вставьте ссылку.
Google Calendar: «Другие календари» → «Подписаться по URL» → вставьте ссылку.
После этого календарь будет обновляться сам.